Over 'verplicht gebruik' (25 november 2013)

Om het te kunnen hebben over 'verplicht gebruik' binnen het Stelsel van Basisregistraties', moet eerst beantwoord worden: wanneer zijn twee gegevenstypen hetzelfde? Immers, we kennen

• homoniemen: twee mensen hebben over hetzelfde maar ze bedoelen wat anders. Bijv. woonadres in de GBA is bedoeld om het verblijf vast te stellen. Woonadres in het Handelsregister is bedoeld om beslag te kunnen leggen.
• synoniemen: twee mensen hebben het over iets anders maar ze bedoelen hetzelfde. Bijv. woonadres in de GBA komt vaak overeen met hoofdverblijf in de Inkomstenbelasting

Met dit schrijven wil ik voorstellen dat twee gegevenstypen hetzelfde zijn als de verwachting is dat de set gegevens van die gegevenstypen grotendeels hetzelfde zullen zijn.

Het lijkt me NIET verstandig om hier nog verdere indicatie aan te koppelen Je zou bijv. een percentage kunnen opnemen waarin de gegevens hetzelfde moeten zijn en een betrouwbaarheidsinterval dat dit percentage ook klopt. Dat zou de bedoeling uit ‘verplicht gebruik’ halen en de focus teveel op het meten leggen. Ik stel voor dat we een paar keer oefenen met het vaststellen van wanneer twee gegevenstypen hetzelfde zijn.

1. Omdat de sets grotendeels hetzelfde zijn, zullen er dus ook gegevens zitten in A die volgens B niet tot het gegevenstype behoren en vice versa.
2. Ook zal A gegevens bevatten die volgens B fout zijn. En ook dit geldt andersom.

De organisatie van het Stelsel van Basisregistraties moet ingericht zijn op 1 en 2. Verplicht gebruik houdt dus niet in dat gegevens van A en B volledig overeenkomen. (Dit is ook continu mijn pijnpunt geweest)

Wanneer ontstaat er nu verplicht gebruik? Verplicht gebruik ontstaat in 3 gevallen:

1. Je weet zelf niet wat het gegeven is maar de authentieke registratie wel. Altijd als jij het niet weet moet je het gegeven aan de basisregistratie vragen. Je mag het niet meer aan de burger of de ondernemer vragen. Behalve natuurlijk als er overmacht is.
2. Je weet dat jouw gegeven fout is. Je moet dan het gegeven gebruiken van de basisregistratie. Je mag het niet aan de burger of ondernemer vragen. Ook hier, dit mag wel als er overmacht is.
3. Je weet zelf het juiste gegeven. Je hebt met de invoering van het Stelsel de plicht gekregen om te controleren of de basisregistratie ook dat gegeven hanteert. Indien de basisregistratie niet het juiste gegeven hanteert, ben je verplicht om dat te melden.Dit mechanisme creëert het hoge kwaliteitsniveau van gegevens dat we gaan bereiken met het Stelsel.

Tenslotte blijft het allerbelangrijkste punt: je kunt een basisregistratie niet verantwoordelijk maken voor de gegevens die jij gebruikt. In de wet staat altijd de mate waarin je verplicht bent het gegeven uit een andere registratie te gebruiken. De wetten die ik ken, staan altijd toe om af te wijken. Bijvoorbeeld, je mag alleen huurtoeslag aanvragen voor je GBA-woonadres. Echter, laatst was er een dementerende man die een briefadres had bij zijn zoon. De man woonde echter elders. Op basis van een verklaring van de woningbouwvereniging, besloot Toeslagen om deze man toch op het woningbouwvereniging-adres een huurtoeslag te verlenen. De praktijk dwingt soms tot afwijkingen. Bijvoorbeeld bij Inkomstenbelasting en heel veel andere belastingwetgeving gebruiken wij de burgerlijke staat uit de GBA. Echter, de GBA schort deze gegevens op als mensen vertrekken naar het buitenland. Indien het relevant is  voor onze uitvoering, veranderen wij de burgerlijke staat zelf. Hiermee handelen we in principe niet volgens de wet maar wel volgens de bedoeling van die wet.

Ik zou graag willen dat we met elkaar afspreken dat de uitvoerende organisatie zich zelf een oordeel vormt over het te hanteren gegeven als één van de belanghebbenden aangeeft moeite te hebben met het hanteren van dit gegeven  voor die uitvoering. Een uitvoerende registratie mag zich niet verschuilen achter het authentieke gegeven. De uitvoerende organisatie is verantwoordelijk voor zijn eigen uitvoering, inclusief de gegevens waarop hij die uitvoering baseert. Het feit dat een gegeven authentiek is, maakt het gegeven niet automatisch geschikt voor iedere wettelijke taak. Het gaat om waarschijnlijkheid. Vaak is het gegeven wel geschikt. Soms echter niet.

Wel is het zo dat gegevens in met name de basisregistraties zwaarwegend zijn. Een rechter zal geneigd zijn om de basisregistratie te volgen, tenzij er goede aanwijzingen zijn om hier van af te wijken. Een burger zei laatst tegen mij: “Dan ligt de bewijslast dus omgekeerd?” Dat klopt, vanwege de registratie moet een burger aan kunnen tonen dat het anders ligt dan dat de registratie ons zegt. Recente uitspraken laten ons zien dat rechters geneigd zijn om de gegevens in registraties over te nemen als de feiten.

Vanwege de mogelijke verschillen in gegevens, moeten we ook iets regelen rondom terugmelden:

• gaan we gegevens terugmelden waarvan we weten dat de authentieke registratie ze niet zal overnemen?
• kun je zien dat een gegeven al eens een keer is teruggemeld, inclusief wat die terugmelding inhield, zodat je niet nog een keer dezelfde terugmelding gaat doen? Hier wordt dus voor een bepaalde casus een ander gegeven gehanteerd dan wat staat  vermeld in de basisregistratie.
• mag je een gegeven dat in onderzoek staat, nog wel hanteren? of ben je verplicht om andere informatie in te winnen als een gegeven in onderzoek staat?
• je moet altijd een proces ingeregeld hebben dat iets doet als gegevens niet  langer in onderzoek staan maar na het onderzoek hun oorspronkelijke waarde hebben behouden. Dit vraagt om weer een standpunt aan de kant van de afnemer
• als je een ander gegeven hanteert maar de basisregistratie gaat inmiddels hetzelfde gegeven hanteren, dien je je eigen gegeven te verwijderen en terug over te gaan op het gegeven van de basisregistratie
• ...